Организация рабочего места кадровика мебель шкафы сейф. Организация рабочего места: "фэн-шуй" для кадровика

Организация рабочего места кадровика мебель шкафы сейф. Организация рабочего места: "фэн-шуй" для кадровика

Эффективность в работе специалиста по кадрам связана с комфортом на рабочем месте. Само рабочее место подразумевает рабочий кабинет, в котором специалист выполняет ряд действий: работа с документами; прием персонала и посетителей; решение проблемных ситуаций и т.д.
Отсюда следует вывод, что часть своего времени кадровик вынужден проводить в кабинете. Если правильно не спроектировать и организовать рабочее место, возникает риск ухудшения состояния здоровья и неэффективного выполнения профессиональных задач. Поэтому знания эргономики необходимы каждому работнику кадровой службы. Справочно! Если не используются эргономические принципы построения рабочего пространства, то появляется риск развития таких заболеваний, как туннельный синдром запястья, тендинит (дистрофия ткани сухожилия), теннисный локоть (воспаление капсулы локтевого сустава), искривление позвоночника, нарушения зрения и, как следствие, обострение хронических заболеваний. Эргономика – это наука, область которой посвящена адаптации рабочего пространства к работнику.Эргономика рабочего кабинета – это правильный, комфортный порядок окружающих вещей, удобство и безопасность их использования. К примеру, кабинет специалиста по кадрам должен быть как эргономичный салон автомобиля – все должно быть «под рукой» и ничто не должно мешать безопасности. Основной принцип эргономичной организации рабочего места – комфорт и минимизация нагрузок.

Отдельный кабинет для отдела кадров. Организация помещения службы кадров

В идеале кабинет кадровой службы должен иметь хотя бы три смежных помещения: комната для сотрудников подразделения, кабинет руководителя и помещение, где размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотеки. При этом вход в кабинет отдела кадров может быть только один.

Если такая организация пространства невозможна, то следует выполнить хотя бы основные условия.

Условие 1. Помещение кадровой службы должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией.

Условие 2. Желательно, чтобы входная дверь кадровой службы была двойной металлической, а окна защищены металлическими решетками.

Условие 3. Помещение должно быть достаточно просторным, чтобы, во-первых, обеспечивались условия для работы персонала службы, а во-вторых, имелось место для размещения шкафов и сейфов для текущего хранения документов.

По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) необходимо запирать на надежные замки и опечатывать личной печатью руководителя кадровой службы. Ключи от дверей сдаются под роспись в специальном журнале. Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации.

Сдает на охрану и снимает с охраны помещения отдела кадров руководитель службы (иное должностное лицо, ответственное за ведение кадровой работы). Уборка помещений допускается только в присутствии этих лиц. Дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета, трудовые книжки хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. Желательно, чтобы у каждого работника был свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. При этом печати, штампы, бланки документов и ключи от рабочих шкафов работников, как правило, хранятся в сейфе руководителя кадровой службы.

Рабочее место специалиста отдела кадров. Отдел кадров

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Кабинет кадровика требования. Основные требования

• Прочность и износостойкость . Кадровый сотрудник взаимодействует с окружающими его на рабочем месте предметами мебельного интерьера восемь часов в сутки и пять дней в неделю, то есть большую часть своей активной жизни. Плюс следует добавить сюда коллег и клиентов, которые заходят к нему по рабочим вопросам и просто из любезности.

Порой рабочий стол может выступать в роли кофейного или даже обеденного, что требует наличие ещё более высоких параметров износостойкости

Не рекомендую экономить и покупать в офис дешёвую мебель. Это не поможет сэкономить бюджет компании, а лишь наоборот приведёт к дополнительным тратам на скорую замену или ремонт износившихся или сломавшихся изделий.

• Функциональность и удобство в эксплуатации . Кадровик не должен отвлекаться от выполнения поставленных руководством задач из-за неудобного стула или плохо открывающегося ящика.

Легко и плавно открывающийся ящик экономит нервные клетки сотрудника

Рекомендую выбирать столы и шкафы с ящиками, выдвигающимися на телескопических подшипниковых направляющих, а не на роликовых. Они служат гораздо дольше и лучше.

• Эргономика . Как правило, офисные помещения не отличаются большой площадью, поэтому, чем эргономичнее будет заполняющая его мебель, тем комфортнее в нём будет работать.

В маленьком офисе каждый квадратный сантиметр на счету

• Презентабельность . При встрече с клиентом мебельный интерьер офиса вносит очень большой вклад в формирование имиджа компании. И, конечно же, он должен быть положительным.

Стильная красивая обстановка вызывает у клиента доверие, что способствует принятию положительного решения

• Выдержанность стиля . Вся мебель должна быть исполнена в едином стилистическом направлении. Так, например, деревянный массивный стол будет смотреться неуместно в окружении современных железных или пластиковых шкафов и стульев.

Стойка для отдела кадров. Как организовать отдел кадров

Одним из важнейших структурных подразделений любого предприятия является отдел кадров. Если считать, что именно от квалификации и профессионализма сотрудников предприятия зависит его коммерческий успех, то подбор персонала, обладающего такими качествами – задача сотрудников этого подразделения. Впрочем, оно должно выполнять и многие другие функции.

Инструкция

1

Продумайте, какие основные функции будет выполнять отдел. Конечно, кроме оперативной и традиционной для любого предприятия кадровой работы, отдел должен заниматься перспективным планированием и профессиональным развитием персонала. Вопросы заработной платы, социальных программ и трудовых отношений также входят в его компетенцию. Но современные требования к функционалу отдела кадров включают в себя и вопросы мотивации сотрудников, разработку механизма стимулирования их труда и даже задачу по поддержанию благоприятного климата в коллективе.

2

Определите численность отдела исходя из финансового состояния компании, общей численности работников, наличия дочерних компаний и количества структурных подразделений. На малом предприятии все вышеперечисленные функции может исполнять и один человек при условии, что ему не придется заниматься делопроизводством и управлением персоналом. Если учитывать российские реалии, то в среднем один сотрудник кадровой службы приходится на 100-500 человек персонала компаний. Для предприятия численностью 250 человек достаточно будет отдела кадров, состоящего из начальника и двух менеджеров. Один из них будет заниматься непосредственно подбором персонала и его обучением, другой – вести кадровую работу и оформлять документацию. Функцией начальника будет осуществление общего руководства.

3

Если предприятие – крупное и количество сотрудников отдела кадров больше, чем 3 человека, то поручите распределение обязанностей между ними и создание рабочих групп начальнику отдела. В названиях секторов и групп должны быть отражены те основные задачи, которые они призваны решать. Список таких задач для каждого предприятия может быть своим. К традиционным, например, относятся: прием на работу и увольнение сотрудников, планирование рабочих мест, проведение обучающих программ и мероприятий, социальные вопросы, юридическое обеспечение трудовых отношений.

4

Определите зону ответственности и полномочия отдела кадров. Наиболее успешной на производстве зарекомендовала себя модель, когда сотрудники отдела консультируют линейных менеджеров, работающих непосредственно с персоналом, по возникающим в процессе работы вопросам.